- Basic Features - 

Unlimitierte Nutzer
Bis zu 3 Benutzerkonten und 1 Administratorkonto im Basic-Tarif enthalten. Kann mit Plus- und Enterprise-Tarifen auf 100 Benutzer oder mehr erweitert werden.
 
Account Manager
Jedem Geschäftskonto ist eine Spacebase Account Manager:innen zugewiesen, die beim Onboarding der Teammitglieder und der korrekten Einrichtung des Kontos hilft und als erste Anlaufstelle für alle administrativen Fragen dient.
 
Bevorzugte Spaces
Jedes Teammitglied kann in unserer "Wunschliste" bevorzugte Spaces markieren und die Auswahl mit anderen Kolleg:innen im Team teilen.
 
Sequenzen
Buchende können wiederkehrende Veranstaltungs- oder Besprechungsserien direkt im Buchungsformular anlegen und so mehrere Buchungen in einem Vorgang erstellen und verwalten.
 
spaceGuarantee
Alle Buchungen sind durch unsere SpaceGuarantee abgedeckt, die Schutz vor Stornierungen durch den Anbieter, vor Ungenauigkeiten in den Profilen und vor anderen Problemen (z.B.: beim Einchecken) bietet.
 
Last-Minute-Booking Garantie
Mit unserem umfangreichen Portfolio garantieren wir dem Team, dass auch bei kurzfristigen Buchungen am selben Tag immer ein Platz frei ist.
 
Best-Preis Garantie
Anbieter auf Spacebase verpflichten sich, "faire Preise" auf unserer Website anzubieten. Das bedeutet, dass eine Buchung über Spacebase immer den besten Preis bietet.
 
 
- Plus Features -

Vorkonfigurierte Extras Pakete
Im Firmenkonto kann ein Set an vorausgewählten Extras definiert werden, um die Buchung für das Team zu vereinfachen. Sobald diese definiert sind, können ausgewählte Spaces auch individuelle Preise für diese Pakete für die Firmenkonto Nutzer:innen anbieten.
 
Längere Reservierungsdauer
Die reguläre Reservierungsfrist von 3 Tagen kann auf bis zu 7 Tage verlängert werden, um eine interne Bearbeitung zu ermöglichen, z.B. eine Bestellungsfreigabe.
 
Teilnehmermanagement
Obligatorisches Gästemanagement kann aktiviert werden, um Sicherheitsvorschriften einzuhalten und einen professionellen Finanzservice zu ermöglichen.
 
Eigene Büroräume buchen 
Besprechungsräume aus dem eigenen Büro in unsere Buchungsabläufe integrieren, um dem Team einen ganzheitlichen Überblick über alle verfügbaren Räume zu bieten, einschließlich derer, die kostenlos genutzt werden können.
 
 
 - Enterprise Features - 

Dedizierte MICE Expert:innen
Dedizierte MICE-Expert:innen helfen dem Team bei komplexeren Anfragen, die nicht selbst über die Buchungsplattform abgewickelt werden können. Unser speziell geschultes MICE Agency Team kann bei der Suche nach Veranstaltungsorten, Hotelunterkünften, Catering-Partnern oder sogar bei der ganzheitlichen Planung von Offsites helfen, um dem Team von den logistischen Aufgaben zu entlasten. Alles im Rahmen des gesamtheitlichen Strategischen Meeting Management Ihres Geschäftskontos.
 
Whitelabel User Interface
Die gesamte Benutzeroberfläche und Navigation kann an individuelle Anforderungen angepasst werden, um sicherzustellen, dass das Team sich beim Buchen innerhalb der Unternehmensumgebung wohl fühlt und alle relevanten Informationen (z.B. Abrechnungsprozesse) jederzeit sichtbar sind.
 
 
 - ⭐️ Premium Add-Ons -

⭐️ Erweitertes Hotel Portfolio
Auf Mehr als 50.000 Hotelpartner in ganz Europa zugreifen und sicherzustellen, dass das Team alle benötigten Räumlichkeiten findet - einschließlich Übernachtungen. Alle Buchungen werden durch unsere MICE Expert:innen betreut.
 
⭐️ Secret Portfolio
Zugang zu einem nicht-öffentlichen Portfolio ausgewählter Premium Orte erhalten.

- Basic Features -

Nutzermanagement
Buchende zum Teamkonto einladen und automatisch Zugriff zum Buchungstool freigeben. Unsere strukturierten Onboarding-Anleitungen werden automatisch geteilt.
 
Neue Nutzer identifizieren
Neue Buchende die zum Firmenkonto gehören werden automatisch erkannt und bei Buchungen über Spacebase automatisch zum Team hinzugefügt.
 
Verwaltung von Rechten und Rollen
Verschieden Rollen für Benutzer festlegen und Anzeige- und Bearbeitungsrechte definieren. Rollen können auch Genehmigungsabläufe berücksichtigen und Funktionalitäten bearbeiten.
 
Dashboards
Alle Buchungs- und Ausgabeninformationen in Echtzeit in einem Dashboard sehen. Die perfekte Datengrundlage zur Einkaufsptimierung von Besprechungs- und Arbeitsräumen.
 
Monatliche Auswertungen
Monatliche Buchungs- und Rechnungsberichte werden an Administratorkonten verschickt.
 
Manager Ansicht von Buchungen
Freigegebene Nutzerkonten können die Buchungen von Mitgliedern einsehen und auf weitere Informationen zugreifen, z. B. auf Rechnungsdetails.
 
Automatische Email Benachrichtigungen
Weitere individuelle E-Mail-Empfänger für automatische Benachrichtigungen bei bestimmten Vorgängen hinzufügen (z. B. eine E-Mail an bookings@yourdomain.com für alle bestätigten Buchungen senden). Die angehängten Informationen können für weitere Automatisierungen wiederverwendet werden.
 
 
 - Plus Features - 

Budgetierung
Feste Budgets für Teams oder einzelne Nutzer festlegen, um die Ausgaben zu kontrollieren. Die Budgets werden nach einem bestimmten Zeitraum zurückgesetzt und können mit Genehmigung eines Managers verlängert werden.
 
Buchungsfreigabe
Die vorherige Genehmigung durch Administratoren oder Manager kann für jedes Team oder Mitglied festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter nur Räume buchen können, die mit den definierten Beschaffungsbedingungen übereinstimmen. Die Genehmigung kann optional mit einem maximalen Budget pro Person oder pro Stunde/Tag verbunden werde. 
 
Private Bewertungen
Abgegebene Bewertungen werden auf der Spacebase-Website nicht öffentlich angezeigt.
 
Location Scouting
Unser Team hilft bei der Suche nach neuen Veranstaltungspartnern, die für das Team besonders wichtig sind. Unsere Scouts sind es gewohnt, Räume in der Nähe des Büros oder einer neuen Destination im Ausland zu finden.
 
 
 - Enterprise Features -

Single Sign-On (SSO)
Nutzung der bevorzugten cloudbasierte Single-Sign-On-Lösung, um die Benutzerregistrierung für das Team zu optimieren. Wir erfüllen alle aktuellen Datenschutz- und Informationssicherheitsanforderungen rund um die Datenverarbeitung und gewährleisten eine sichere Handhabung.
 
 
 - ⭐️ Premium Add-Ons - 

⭐️ Bestehende Rahmenverträge integrieren
Bestehende Vereinbarungen mit Veranstaltungsorten oder Event-Servicepartner können zu unserer Plattform hinzugefügt werden und dann direkt über unser Tool gebucht werden. 
 
⭐️ Onboarding Support
Unser Team hilft beim Onboarding der Nutzer und informiert bei Bedarf über besondere Anforderungen rund um die Nutzung des individuellen Firmenkontos. Wir bieten auch kontinuierliche Schulungen und wiederholte Onboarding-Sitzungen an, um sicherzustellen, dass jeder das Tool richtig nutzt.
 
⭐️ API Zugang
Über API besteht Zugriff auf alle unsere Funktionen und Datenpunkte. Die Basis für weiterführende Automatisierung der vor- und nachgelagerten Prozesse.

- Basic Features - 

Sammelrechnung 
Alle Buchungen für einen bestimmten Monat in einer Sammelrechnung von Spacebase erhalten statt auf unzählige Einzelrechnungen und Lieferanten für jede Buchung zu verwalten. Vereinfacht die Buchhaltung und das Lieferantenmanagement mit einem einzigen Anbieter für alle Buchungen außerhalb des Unternehmens.
 
Verplichtende Angaben auf Rechnungen
Teammitglieder werden aufgefordert, eine Buchungsreferenz (z.B. Bestellnummer, Kostenstelle) anzugeben, um Buchungen zu bestätigen.  Wir stellen sicher, dass relevanten Buchhaltungsinformationen mit den Ausgaben verbunden sind.
 
Vorkonfigurierte Kostencenter und Adressen
Standardkostenstellen und Abrechnungsdetails  werden definiert, um sicherzustellen, dass die Details immer aktuell und konform sind.
 
Zentrale Rechnungsemail
Alle Rechnungen werden an ein zentrales E-Mail-Postfach gesendet, und können dort automatisch weiterverarbeitet werden.
 
 
 - Plus Features - 

Individuelle Zahlungsziele
Wir bieten individuelle Zahlungsziele für Ihre Rechnungen, um Ihren Cash-Flow zu optimieren.
 
Verhandelte Raten
Individuelle Raten können für die bevorzugten Spaces und Service-partner übers Tool verhandelt werden und dort hinterlegt werden.  Im Laufe des Jahres werden die Ausgaben konsolidiert, um Mengenrabatte zu berücksichtigen. Spacebase bietet als weiteres Premium-Add-on Zugang zu einer Reihe von vorverhandelten Rahmenverträgen.
 
Buy-Now-Pay-Later
Buchungen nach der Veranstaltung ohne Anzahlung oder andere Formen der Vorauszahlung zahlen, um Cash-Flow weiter zu optimieren.
 
Rechnungsprüfung
Alle Rechnungen von Spacebase (oder von dritten Lieferanten) werden von unseren  Finanzservice Epert:innen geprüft und freigegeben bevor diese an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Unsere Rechnungsprüfung generiert als "ausgelagertes" Kreditorenbuchhaltungsteam erhebliche Kosteneinsparungen
 
 
 - Enterprise Features - 

Individuelle Zahlungsmethoden
Individuelle Zahlungsmethoden können integriert werden in die regulären Buchungsprozesse (z.B.: Concur, American Express vPayment, Airplus oder Ihren internen Beschaffungsprogrammen)
 
Festgelegte Einkaufsrichtlinien
Einkaufsrichtlichlinien werden bei jeder Buchung bestätigt und eingehalten. Unser Team kontrolliert, dass keine Veranstaltung ausserhalb des Prozesses abgerechnet wird.
 
Vorbereitende Buchhaltung
In Verbindung mit der Rechnungsprüfung kann unser Team die Kreditorenbuchhaltung unterstützen, indem großteile der vorbereitenden Buchhaltung übernommen werden. Wir übermitteln Informationen in Datenpaketen entweder an definierte Empfänger oder vollautomatisch über API.
 
Zahlungsabwicklung
Mit voll integrierten ERP- & PO-Management-Tools integrieren wir PSD2-konforme Zahlungsgateways und koordinieren die Lieferantenzahlung als Intermediär.
 
ERP Integration
Buchungen in bestehende ERP- oder Spesenverwaltungssoftware integrieren und auf alle Informationen an einem zentralen Ort zugreifen.
 
 
 - ⭐️ Premium Add-Ons - 

⭐️ Flatrate
Alle Räume zu einem festen monatlichen Pauschalpreis buchen mit bis zu 30 % Ermäßigung gegenüber den öffentlichen Abrufpreisen.
 
⭐️ Reduzierte Bearbeitungsgebühr
Wir verzichten auf unsere Bearbeitungsgebühr für alle Buchungen, damit die Teammitglieder bei Buchungen über Spacebase keinen Aufschlag zahlen müssen.
 
⭐️ Spacebase Rabatt und verhandelte Raten
Zugang zu unserem Premium-Pool an vorverhandelten Partner-Spaces mit unschlagbaren Preisen und Rabatten von bis zu 20 % im Vergleich zu marktüblichen Preisen
 
⭐️ Netto Raten
Abrechnung aller Leistungen auf Basis von Netto-Raten und Weitergabe der Ersparnisse in direkte Einkaufssavings.